Gestion des dossiers

1. Identification : L’identification contient les éléments suivants: les nom et prénom du client (s’il s’agit d’une femme mariée, le nom de fille est utilisé); la date de naissance; le prénom de la mère, l’adresse complète, les coordonnées d’un proche à rejoindre en cas d’urgence; les coordonnées d’un parent ou d’un tuteur si le client est mineur.

2. Content : Le dossier contient le formulaire d’autorisation à fournir des services, les notes d’évolution et d’intervention; et s’il y a lieu les formulaires de demande de dossier et d’autorisation à divulguer des renseignements confidentiels, les rapports rédigés par d’autres personnes compétentes, toute correspondance et le traitement d’une plainte formulée par le client.

3. Organisation : L’organisme n’ouvre qu’un seul dossier par client et chaque pièce du dossier est datée. S’il y a plus d’un in­tervenant dans le même dossier, la signature de chacun doit être apposée sur chaque document y compris dans les notes d’évolution.

4. Confidentialité : Les dossiers sont gardés sous clef dans le lieu de travail et de façon à ce que les clients n’aient pas accès au lieu d’entreposage. Aucune copie de dossier ne peut être effectuée sans l’autorisation écrite du client. Lorsque le dossier doit quitter le lieu de travail pour fin d’évaluation en détention ou pour témoignage au tribunal, toutes les précautions doivent être prises afin que personne ne puisse avoir accès au contenu dudit dossier. Il est strictement interdit que le personnel emporte, au domicile, des dossiers des clients. Seul le directeur peut donner l’autorisation de consulter les dossiers pour fin de recherche et seulement à des professionnels.

5. Garde et contrôle : Le directeur a la responsabilité de la garde et du contrôle de la circulation des dossiers.

6. Conservation : L’organisme n’est pas tenu de garder un dossier où la dernière inscription remonte à cinq (5) ans et plus. À la fin de chaque année civile, sous la recom­mandation du directeur, le conseil d’administration doit formuler une résolution relativement à la garde ou à la destruction des dossiers inactifs depuis cinq (5) ans et plus.

7. Destruction : Les dossiers ne peuvent être détruits que par le feu.

8. Fermeture de l'organisme : Advenant la fermeture de l’organisme, tous les